לְמַמֵן

מחשב מדהים

הסיפור הזה מופיע בגיליון דצמבר 1998 של Startups . הצטרף כמנוי ל

מהו אחד המשאבים underutilized ביותר בעסקי homebased? באופן מפתיע, זה המחשב. עם זאת, כאשר מטפלים כראוי את מלוא הפוטנציאל שלה, המחשב יש יכולות רבות עוצמה כדי לקחת על עצמו את התפקיד של עובד נוסף, לענות שיחות הטלפון המסלול, ולעזור לך לשתף פעולה עם עובדים וירטואליים. עושה יותר מאשר רק לשפר את הפרודוקטיביות במשרד, מחשבים של היום יכולים לעזור לשפר את התמונה של העסק שלך, לספק שירות מהיר יותר ללקוחות לצייר לקוחות חדשים.

->

צור קשר עם מרכז

הבעלים וחמישה נציגי מכירות של דאגלס בע"מ, נציג בבעלות משפחתית היצרנים, לעבוד ממשרדים בביתם. בעוד זה מעניק להם גמישות רבה יותר, מתיו דאגלס, 39; אביו, צ'רלס, בן 63; ודודו, דיק, בן 57, הרגיש עובדים של חברת אינדיאנפוליס שלהם יכולים לעבוד בצורה יעילה יותר כקבוצה, במיוחד כאשר ציטוטים עיבוד הזמנות.

יתר על כן, GoldMine עזר לחברה ליצור תמונה מלוטשת. "התכתובת שלנו נראה הרבה יותר טוב כי אנחנו משתמשים בתבניות", אומר מתיו, "כולם [ציטוטים ומכתבים] נראים אותו דבר, במקום להיות כתובים בכתב יד כמו קודם."

תוכנת ניהול אנשי קשר היא יותר מסתם ארגון אנשי קשר. זה על אוטומציה של תהליכי המכירה שלך כדי לשמור ולמשוך לקוחות חדשים. בסופו של דבר, דאגלס בע"מ השתמשה בו כדי לשפר את התקשורת עם הלקוחות ולספק שירות לקוחות טוב יותר על ידי מתן הצעות מחיר והזמנות בצורה יעילה יותר.

אם אינך מכיר תוכניות לניהול אנשי קשר, ייתכן שתרצה לעיין בתקליטור Small Business / Home Office של סימנטק (סימנטק. Com / trialware). על ידי קורא (800) 835-6222, אתה יכול לקבל סימנטק של עטורת הפרסים ACT! תוכנת ניהול אנשי קשר, WinFax PRO, Norton Utilities 3. 0, Norton AntiVirus 4.0 ו- PCANYWHERE למשך 30 יום ללא תשלום.

קידום Pizzaz

כמו רוב בעלי העסקים homebased, כרמן נואלס, הבעלים של MicroFast Systems, חברת ייעוץ מחשבים בפורט מודי, קולומביה הבריטית, יש תקציב שיווקי צנוע למדי. כאשר היא נזקקה לחוברת, במקום לשלם מחירים בשמים של המדפסת המקומית, היא עיצבה את זה בעצמה באמצעות חברת Corel Print ($ 99, // www. Corel.) "אני על תקציב מאוד הדוק, [Corel Print Office] היה שומר עלויות ענק בשבילי ", אומר נואלס, 63.

באמצעות התוכנית, נולס היה מסוגל לייצר חוברת עם תמונות חדות גרפיקה למראה מקצועי. היא גם מצאה את תוכנית עריכת התמונות Corel Photo House 2. 1 (כלולה) מאוד שימושי עבור שינוי תמונות והוספת אפקטים nifty.

אם אין לך כבר חוברות, כרטיסי ביקור ונייר מכתבים, תוכניות פרסום שולחניות כגון Office Corel Print או Microsoft Publisher 98 ($ 99. 95, // www. Microsoft. Com / publisher) יכול לעזור לך לבנות זהות תאגידית עבור העסק שלך, אחד שבו כל החומרים שלך יש מראה מקצועי ועקבי. ולמידה להשתמש באחת מהתוכניות הללו דורשת רק השקעה קטנה מאוד של זמן "." זה לא ממש דורש שום הכשרה להשתמש ב - Office Print ", אומר נואלס," זה קל מאוד ללמוד ". . . .

יצירת זהות תאגידית היא לא הדבר היחיד שאתה יכול לעשות בעצמך. מצגות מכירות מקצועיות אינן מוגבלות עוד לחברות עם תקציבים גדולים. כיום, רוב החברות הן גדולות וקטנות להשתמש בתוכניות מצגות זולות לייצר מצגות מולטימדיה מושכי העין עם אודיו, גרפיקה, טקסט ווידאו.

אחת מתוכניות המצגת הנפוצות ביותר היא Microsoft PowerPoint 97 ($ 339, // www. Microsoft. Com / office / powerpoint). אם אתה קצר בזמן, אין בעיה. אתה יכול לבחור מתוך 50 תבניות חדשות עם עיצוב מראש שנוצר טקסט; פשוט להתאים את המידע, ואתה יצרת מצגת אטרקטיבית בתוך פחות משעה. התוכניות של היום יש גם תכונות המאפשרות לך להציג את המצגת שלך באינטרנט. לדוגמה, PowerPoint 97 מכיל אשף שמירה בשם HTML כדי להמיר באופן אוטומטי קבצי PowerPoint ל- HTML ומאפשר לך לשתף אותם עם כל מי שיש לו דפדפן אינטרנט.

תכונות כמו אלה לתת לך את הכוח לבנות מצגות במהירות ולהראות אותם במגוון דרכים. חשוב יותר, הם כלים זולים המסייעים לך למכור מוצרים, להסביר הודעות חיוניות ולהפוך את העסק שלך להתבלט בתוך הקהל.

תקשורת 101

אין לך מזכירה? טוב, מי כן? למרבה המזל, עם תוכנית הטלפוניה המחשב הנכון, המחשב יכול באופן אוטומטי לקחת הודעות, המתקשרים מסלול ועוד.

תוכנת טלפוניה למחשב כמו COMMUNICATE!

PRO

מתוך 01 Communique Laboratory ($ 149, // www. Com com) מכיל חבילות תקשורת מקיפות שהן אידיאליות עבור סביבות רבות של Office home. לדוגמה, תקשורת!

PRO מספק מענה טלפוני, רמקול, פקס, דואר אלקטרוני, ניהול אנשי קשר ויכולות תקשורת נתונים הכל בחבילה אחת.תכונות שימושיות כוללות אשף CallAnswer כדי ליצור תיבות דואר עם הודעות יוצאות שונות, מנהל איש קשר כדי לשלוח הודעות דואר אלקטרוני, פקס וקול באמצעות שם איש קשר עבור גישה קלה יותר ו- Fax-On-Demand לפקס אוטומטי של מידע המבוקש על-ידי הלקוחות. תוכניות הטלפוניה של המחשב הופכות לאוטומטיות, מארגנות ומתעדפות את התקשורת של החברה שלך. יתר על כן, הם מאפשרים לך שליטה רבה יותר על התמונה שאתה מציג את העולם החיצון. כסף נושאים שום דבר לא נוצץ מאוד על תוכניות החשבונאות של היום. אבל אין להכחיש שהם שימושיים מאוד לניהול כספים העסק שלך. מלבד תכונות מסורתיות כמו כתיבת המחאות, ניהול חשבונות לפקודת ו receivable, ויצירת חשבוניות הצהרות, חלק מהתוכניות העדכניות ביותר מכילים תכונות רבות עוצמה אחרות. תוכניות חשבונאות יכול כעת להפחית משימות חוזרות על ידי שינון עסקאות תכופות, כמו גם להגן על נתונים רגישים על ידי מעקב והגבלת גישה לעובדים אליו.

Robert Griffith מחזיקה ב- EES Construction & Consulting Inc. ב- North Myrtle Beach, דרום קרוליינה, עם שותפו, אליס א. סמית ', 44. גריפית משתמשת ב- Peachtree Complete Accounting עבור Windows 6. 0 ($ 199, // www. (pachtree) כדי לשמור על ספרי החברה, כי מעל לכל דבר אחר, היא חותכת את הזמן שבו הוא משקיע בחשבונאות ". אם הייתי צריכה לעשות זאת באופן ידני, הייתי מבלה הרבה יותר זמן עם הספרים מאשר הייתי מנהל את העסק שלי ", אומר גריפית, 41, אשר משתמש בתוכנה בעיקר עבור מעקב אחר חשבונות לתשלום. Griffith גם רואה את תמחיר עבודה תכונה שלא יסולא בפז עבור היכולת שלו לעקוב אחר מרכיביו של הפרויקט והוצאות.

עוד תוכנית חשבונאית פופולרי הוא QuickBooks של Intuit 6. 0 ($ 120, // www. Quickbooks. Com). הוא מכיל בדיקות כתיבה, דיווח עסקי, חשבונות חייבים, חשבונות זכאים, חשבוניות ויכולות מלאי. כמו כן, יש תכונות אינטרנט חדשות מקיפות, כולל גישה מהירה לאינטרנט, עדכוני תוכנה מקוונים חינם וגישה בלחיצה אחת לתמיכה טכנית מקוונת ושירותים עסקיים.

רחוק & רחוק

מאז בעלי עסקים homebased לעתים קרובות אין מקום או תקציב לשכור עובדים, רבים לנצל עובדים וירטואליים על בסיס זמני. אבל שיתוף פעולה על פרויקטים עם אנשים בערים שונות - או מדינות - יכול להסתבך. למרבה המזל, שירותים חדשים כגון HotOffice Virtual Office Service מ HotOffice Technologies (מחיר משתנה, // www. Hotoffice. Com) לספק מיקום מקוון אחד שבו משתמשים יכולים לפרסם מסמכים ולשתף רעיונות בזמן אמת.

כריס איירס, הבעלים והנשיא של LunchSpecials Inc, מפעילה אתר אינטרנט מתוך ריצ'מונד, וירג 'יניה, שבו הוא מפרסם תפריטי ארוחת צהריים מדי יום במסעדות מקומיות בכמה ערים. הוא משתמש ב- HotOffice כדי לשתף פעולה עם העובד הווירטואלי שלו בלואיסוויל, קנטקי, על מחירונים ופריסות מודעות, משום שהוא מפשט את התקשורת ובסופו של דבר מקטין עלויות.

"במקום מסמכים של FedEx-e-mail או דואר אלקטרוני, אנו יכולים לפרסם אותם ישירות באתר ה- HotOffice שלנו ולתפוס אותם משם", מסביר איירס, בן 37."למרות שאנחנו מפוזרים מבחינה גיאוגרפית, יש לנו מקום אחד לשוחח בו, לקבל מידע ולספק משוב".

אם כבר יש לך דפדפן אינטרנט, מודם וגישה לאינטרנט, HotOffice ותוכניות דומות כמו Virtual Office של Netopia 2. 0 (מתחיל ב 14 $ 95 לחודש), הם שיטה יעילה וחסכונית לתקשורת עם עובדים במקומות מרוחקים. (לקבלת מידע נוסף על HotOffice, ראה "עבודה ברשת" בעמוד 28).

חיפוש מידע נואש

לפעמים כל המידע הדרוש לך כדי להביא עסקים או לקבל החלטות מפתח הוא ממש לנגד עיניך. אתה רק צריך דרך ללכוד, לאחסן ולאחזר נתונים רלוונטיים, בין אם זה נתוני המכירות, מידע חשבונית, או שמות של לקוחות וכתובות. זה המקום שבו תוכניות מסד נתונים באים - לעזור לך לקבל תשובות, לשתף מידע בזמן ולקבל החלטות טובות יותר.

Lotus גישה Millennium Edition מ Lotus פיתוח, נכלל כחלק Lotus SmartSuite Millennium Edition ($ 399, // www. Lotus. Com), מציע מסד נתונים רב עוצמה כדי שאילתה, לדווח על ולנתח את הנתונים שלך. אם אתה כבר משתמש בתוכנית מסד נתונים אחרת, אתה יכול להתחבר בצורה חלקה לכל הנתונים המאוחסנים dBASE ותוכניות אחרות. תכונה חדשה ומסודרת, שמירה בשם לאינטרנט, מאפשרת לך לפרסם דוחות שיצרת בגישת Lotus ישירות לאינטרנט כדי להציג מידע בזמן.

Microsoft Access 97 ($ 339, // www. Microsoft. Com) כולל תכונות שהופכות את ההתקנה לקלה, כולל אשף מסד נתונים שמבנה אוטומטי של יותר מ -20 סוגים של מסדי נתונים מותאמים אישית. כמו כן, יש אשף שאילתה פשוטה כדי למיין את הנתונים ולהביא את הכל ביחד כדי לענות על השאלות שלך, כמו גם יכולות פרסום באינטרנט ותכונות משופרות של טופס דוח אשפים. תכונות חדשות אלה מקלות על מניפולציות ושימוש בנתונים קריטיים, ומאפשרות לך לקבל החלטות עסקיות יותר ידע.

פרודוקטיביות Boost

חבילות Office כוללות בדרך כלל עיבוד תמלילים, גיליון אלקטרוני, מצגות ותוכניות פרודוקטיביות אחרות כדי לטפל במשימות עסקיות כלליות. רכישת חבילת משרד כמו SmartSuite Millennium Edition מ Lotus Development או Office 97 Small Business Edition 2. 0 מתוך Microsoft (499 $, // www. Com. Com / sbe) יכול לחסוך לך כסף. זה גם מספק לך שורה של תוכניות הדומות זה לזה וליצור אינטראקציה טוב יותר מאשר מוצרים עצמאיים לעשות.

עבור Micheline Long, הבעלים של Micheline J. Long's Red Phone, חברה לייעוץ מחשבים וחברת כתיבה עצמאית בפאלמדייל, קליפורניה, הלכידות של התוכניות ב- SmartSuite Millennium Edition הופכת את השימוש במידע של החברה לשיתוף הרבה יותר קל. לקחת מידע ממסד נתונים ולזרוק אותו לתוך מסמך עיבוד תמלילים או אפילו למשהו כמו מארגן Lotus כדי להוסיף אותו לפנקס הכתובות או ללוח השנה שלי ", אומר לונג," האינטגרציה נפלאה באמת ".

יותר מאשר אינטגרציה, SmartSuite פועל ככלי פרודוקטיביות יקר. לדוגמה, לונג השתמשה בו כדי ליצור מסמכי עיבוד תמלילים ולבנות אתר אינטרנט עבור העסק שלה המספק עצות תמיכה טכנית ללקוחות שלה באינטרנט.

Lotus SmartSuite Millennium Edition כולל Lotus 1-2-3, FastSite אינטרנט שותף, מארגן, Word Pro, גרפיקה עצמאי, גישה, ScreenCam תוכנת מולטימדיה ו SmartCenter Internet Information Manager. חבילת Office המוכרת ביותר, Microsoft Office 97, משלבת שישה יישומים שימושיים: Microsoft Publisher 98, Outlook 98, Word 97, Excel 97, Small Business Financial Manager 98 ורחובות Expedia 98 למיפוי ומידע על נסיעות.

הגדרת הגלגלים בתנועה

לא משנה מה הצרכים העסקיים או בעיות שיש לך, רוב הסיכויים הם פתרון מבוסס מחשב זמין. ומכיוון שאתה לובש כובעים רבים, חשוב לעשות את רוב המחשב שלך, כך שתוכל לקבל משימות היומיום נעשה טוב יותר מהר יותר מאשר המתחרים שלך.

בנוסף, הירידה במחירי החומרה והתוכנה, ההתפשטות של תוכניות לעסקים קטנים והמגמה למוצרים קלים לשימוש, משאירים אותך ללא תירוץ. הגיע הזמן לחשוף את כל תחום האפשרויות כי מחשבים אישיים יכולים לפתוח אותך ואת העסק שלך. כך תעשה לך על המסלול המהיר כדי פרודוקטיביות גבוהה יותר, ובסופו של דבר, רווחים גדולים יותר.

אתחול למעלה

להלן מספר דרכים נוספות להגברת העסק עם החבר החדש הטוב ביותר שלך - המחשב האישי שלך:

* בחר טלפון (Windows 95 ו- Macintosh System 7. 1, $ 199, // www. פרוד. com) מ Pro CD Technologies מפרסם מגורים ועסקים רישומים הטלפון בארצות הברית.

* Pagis Pro של Xerox Pro 2. 2 (Windows 95 ו- 98, $ 99, // www. Pagis. Com) מציע ארבעה מוצרים לסריקה ולמניפולציה של צילומים ונתונים: Pagis לסרוק ולשלוח פריטים, TextBridge Pro 98 OCR תוכנה להפוך נייר לתוך מסמכי מחשב, MGI PhotoSuite לערוך ולתפעל תמונות, ו Pagis מעתיק כדי להפוך את הסורק ואת המדפסת צבע לתוך מכונת צילום צבע. Adobe Page 3. 3. (Windows 95 ו 98, 99 $, Macintosh, מחיר לא זמין, Adobe. Com) Adobe של מערכות יכול לעזור לך לבנות נוכחות מקצועית באינטרנט. התכונות העיקריות כוללות עריכת גרור ושחרר, ניהול אתר אינטרנט משולב ופריסת דף מתקדמת.

* Eudora Pro Email 4. 0 (Windows 95 ו- Macintosh, $ 39, // www. Eudora. Com) מ- Qualcomm מציעה תכונות מצוינות לניהול דואר אלקטרוני. Eudora Pro יש ממשק להתאמה אישית לחלוטין, דואר אלקטרוני תכונה סינון כדי לזהות באופן אוטומטי ולארגן את הודעות הדואר האלקטרוני שלך, ואת יכולות הצפנה מאובטחת.

בחירה דגם

מבולבל על ידי כל דגמי המחשב הזמינים כיום? בסופו של דבר, את הזכות עבורך תלוי את הצרכים העסקיים הייחודיים, העדפת המותג ואת התקציב.

חלק מהמחשבים החדשים ביותר מגיעים עם מעבדים מהירים, מודמים של 56 Kbps, מסכים 19 אינץ ', כונני תקליטורים מסוג 36X ועוד. אתה תשלם דולר העליון עבור תכונות אלה, אז לבחור מודל שיש לו רק את היכולות שאתה צריך.

קח את הצרכים המיוחדים בחשבון. לדוגמה, אם המשרד הביתי שלך הוא צפוף, להסתכל לתוך קונה אחד חדש צגים שטח צגים LCD. כמו כן, אם גישה לאינטרנט ודואר אלקטרוני הם קריטיים לעסק שלך, לקנות את המודם המהיר ביותר שאתה יכול להרשות לעצמך.

זה גם רעיון טוב לקנות מודלים שמגיעים יחד עם תוכנות עסקיות כמו סוויטות משרד ותוכניות ניהול פיננסי. אל תלך על דגמי הצרכן עם וידאו מיותרים כרטיסי קול, רמקולים ותוכנות מולטימדיה. לבסוף, שים לב לסוג האחריות והתמיכה המוצעת, ושקול רכישת שירות מורחב.

צור קשר עם מקורות

Douglass Inc.

, (800) 428-7810, // www. douglassinc. com

EES בנייה וייעוץ בע"מ

, (843) 361-0897, rgriff @ gte. com

צהריים מיוחדים בע"מ , headwaiter @ lunchspecials. com, // www. ארוחות צהריים. com

Micheline J. Long's Red טלפון , (805) 947-0110, // Ourworld. . com / homepages / tink

מערכות MicroFast , 201 הרווארד Dr., Port Moody, BC, V38 1S9, CAN, (604) 939-5655.