לְמַמֵן

7 שלבים לניהול טוב יותר של דואר אלקטרוני

בימים אלה, דואר אלקטרוני הוא כנראה כלי התקשורת החשוב ביותר עבור עסקים. אני אפילו לסכן לנחש כי ברוב הענפים, אנשי מקצוע עסקיים או לשגשג - או בקושי לשרוד - מבוסס על יכולתם לתקשר באמצעות דואר אלקטרוני. ובעוד זה קל לקבל overwhelmed על ידי תיבת שלך, יש כמה אסטרטגיות קל אתה יכול ליישם כדי לשמור את הכל תחת שליטה. שבע עצות אלו יעזרו לך לנהל טוב יותר את השימוש בדואר האלקטרוני שלך:

->

להיפטר פתרונות דואר אלקטרוני לצרכן באמצעות אחד של שירותי דואר אלקטרוני ללא תשלום, כגון Hotmail, Yahoo או MSN, הוא בסדר עבור הודעות דואר אלקטרוני לחברים ובני משפחה. לשימוש עסקי רציני, עם זאת, עדיף להשתמש בתוכנית דואר אלקטרוני מקצועי מתארח על ידי ספק דואר אלקטרוני, ספק שירותי האינטרנט שלך או בשרת בעסק שלך. שירותי הדואר האלקטרוני של הצרכן אינם כוללים את התכונות המתקדמות שיש לתוכניות דואר אלקטרוני חזקות יותר ו"מקצועיות ". ואם אין לך שם התחום שלך, אתה צריך - זה הרבה יותר מקצועי.

->

למד כיצד באמת להשתמש בתוכנית הדואר האלקטרוני שלך לאחרונה עברתי מ Mozilla Thunderbird ל- Microsoft Outlook. למרות שאני מומחה לטכנולוגיה, אני בהחלט צריך הכשרה ב- Outlook כדי למקסם את השימוש שלי בכלי זה יקר. ברגע שעברתי, ידעתי הרבה יותר על התוכנית והבנתי בדיוק איך להשתמש בו לטובת שלי.

בין אם אתה משתמש ב- Outlook, Eudora, Thunderbird, פגסוס, דואר אלקטרוני של Netscape או תוכנית דואר אלקטרוני אחרת, עם כמה שעות של אימון בשימוש שלה, יעזרו רק. כנראה הדרך הטובה ביותר לקבל את האימון שאתה צריך הוא לבקר באתר האינטרנט של היצרן ולחפש מדריכים עבור התוכנית שבה אתה משתמש. אם אינך מצליח למצוא שם משהו, חיפוש פשוט של Google צריך להציג ערכת לימוד עבור התוכנית שבה אתה משתמש.

שמור את תיבת הדואר שלך בניהול אם אתה משתמש בתיבה שלך כדי לאחסן את כל הודעות הדואר האלקטרוני שלך, תגלה כי לאחר פרק זמן קצר, במיוחד אם אתה מקבל הרבה דואר אלקטרוני, תיבת הדואר שלך יהיה בלגן אחד גדול, עם כל דבר, החל ספאם ובדיחות לחוזים עסקיים ועוד. במקום לתת לכל זה פשוט לשבת שם, לפעול במהירות על הודעות נכנסות, כך שלך ב- box רק מחזיקה כמות מינימלית של דואר אלקטרוני בכל זמן נתון. אני מכיר אנשים שיש להם מאות ואפילו אלפי הודעות בתיבת הדואר שלהם, וזה לא יעיל, בלשון המעטה.

למקסם את השימוש בתיקיות תארו לעצמכם מה יקרה אם שמרת את כל פרטי הלקוח שלך באותה תיקיית קובץ - אתה אף פעם לא תוכל למצוא את המידע שחיפשת. הודעות דואר אלקטרוני פועלות באותו אופן. כדי לשמור דברים מסודרים, זה קריטי כדי להגדיר תיקיות לארכיון ההודעות שלך.אתה יכול לארגן דואר אלקטרוני לאורך פרויקטים, לקוחות, תהליכים עסקיים, אנשים או משתנים אחרים המשקפים איך אתה פועל על בסיס יומי. לדוגמה, אם אתה מטפל בכל המשימות השיווקיות של החברה שלך, אתה יכול להגדיר תיקיות דואר אלקטרוני עבור כל פרוייקט, ותתי תיקיות עבור כל מצב של פרסום. אתה יכול גם ליצור תיקייה עבור כל סוג של מיקור חוץ שאתה עושה, כגון הדפסה, עיצוב, עיצוב אתר וכן הלאה.

להפוך את הדואר האלקטרוני שלך עם מסננים הטכנולוגיה צריכה לעבוד בשבילך, דואר אלקטרוני הוא לא יוצא מן הכלל. אם אתה מקבל לעתים קרובות דואר אלקטרוני עם הרבה שורות נושא זהות או מאותם אנשים, באפשרותך להגדיר את תוכנית הדואר האלקטרוני שלך כדי להעביר הודעות אלה באופן אוטומטי לתיקיה המתאימה או להשיב אוטומטית להודעות מסוימות. לדוגמה, אם החבר שלך סאלי רק שולח לך בדיחות, למה לא המסלול כל הדואר האלקטרוני שלה לתיקייה "בדיחה" לבדיקה במועד מאוחר יותר. או אם אתה מקבל לעתים קרובות הודעות דואר אלקטרוני המבקשות כיוונים לחברה שלך, להגדיר תשובה אוטומטית כי יהיה לצרף באופן אוטומטי מפה, קישור למערכת מיפוי באינטרנט, וכן לספק מידע בסיסי הרכבת מונית.

להיות מאובטח אין ייעוץ על ניהול דואר אלקטרוני יהיה שלם מבלי להדגיש את החשיבות של דואר אלקטרוני מאובטח להשתמש. היזהר של קבצים מצורפים, גרפיקה משובצת וקישורים המוליכים לאתרי אינטרנט מתחזים בעת שליחת דואר אלקטרוני. אם אתה מקבל דואר אלקטרוני אומר "חשבון PayPal שלך צריך להיות מאומת" או שיש בעיה עם המשכנתא שלך, לא פשוט ללחוץ על הקישור דואר אלקטרוני שסופק. עבור ישירות אל אתר האינטרנט של PayPal או של המוסד הפיננסי שלך, והיכנס בדרך זו. או להתקשר אליהם ישירות כדי לברר אם אכן יש בעיה.

גיבוי דואר אלקטרוני חלק קריטי של חוויית דואר אלקטרוני מאובטחת היא להבטיח כי כאשר תוכנית המחשב שלך קורס, יש לך גיבוי דואר אלקטרוני אתה יכול לפנות לעזרה. תארו לעצמכם לאבד ערך של חודש חדש של לקוחות מידע המאוחסן הדוא"ל שלך. גבה את הדואר האלקטרוני במחשב שלך, ואם אתה מארח את הדואר האלקטרוני שלך, הקפד לגבות גם את שרת הדואר האלקטרוני שלך.

ראמון ריי. com של "טק בסיסי" טור ועורך Smallbiztechnology. com. הוא מחברם של פתרונות טכנולוגיים לעסקים צומחים וכיום מכהן בדירקטוריון ובועדת הטכנולוגיה של לשכת המסחר במנהטן.